Volunteer Forum

How to start a volunteer organization.

An organization is actually an corporation.
And a corporation is "one legal person" and that means that the
corporation then can own things, make deals or be responsible for debt's etc.


When starting a volunteer organization then it should at least be around 7-12 persons
just to make the work more easier. But minimum 3 people is sufficient to start up.


The first meeting:
On the first meeting the group should point out an chairman or a chairwoman.
There should also be a person who checks and writes down all that be said in the meeting.
A cashier is also needed, someone that can handle the money.
You also need a person who is the vote counter.
And if you wish make someone a vice-chairman or a vice-chairwoman.


You need to create bylaws that will dictate how the corporation is run.
( Because the bylaws are the main foundation of the corporation. )
When the first meeting has ended, the following should be on the bylaws:
- Name of the corporation
- The hometown of the corporation
- The corporation's main goal
- Rules for how the corporation should be run
- Year plan
- Year meeting
- Rules for membership, new membership and resignation
- Member fee
- Vote rules
- Who is who ( chairperson, cashier etc. )
- Meeting rules ( So not only 2 members meet and decide thing etc. )
- Rules for changes in the bylaws
- Rules for the resolution of the corporation

Ps:
About the "Rules for changes in the bylaws" You could create a temporary law for that.
Because the corporation is so new. That law should say that the first 1-2 months
could be a little flexible, but definitely not more than that.


The corporation is a corporation when the bylaws has been done and the "who is who" is set.
And a corporation was as i said "one legal person"
A legal person = Corporation can:
- Own things
- Make deals
- Be employer
- Can become bankrupt
- Talk for the corporation with the government


For a non-profit corporation that would be tax free so is there some few rules that the corporation
must have fulfilled. Talk whit your goverment about those rules.


You can read more about starting a volunteer organization here:
nonprofit.about.com - nonprofit basics
nonprofit.about.com - startingsteps

Here is a list of general things and advices you should think about before you go away as a volunteer.


• Do you have good contact with the organization that you should work with ?
  ( Is there someone who is going to meet you ? )
  
  
  
• How are you going to get to the meeting place where you should meet the
  volunteer organization ? (Train, buss, car, walk, bike etc. )
  
  
  
• Have you changed currency to the local money so you have a smaller reserv
  incase you cant pay by card etc ?
  
  
  
• Have you been vaccinated ?, Remember that some vaccinations need to be administered
  over a period of time and can take a long time before you are ready to go.
  
  
  
• Can you speak the local language ? Or something else similar just alittle,
  then check a bookstore or some electric translator.
  
  
  
• Don't forget your camera/video camera and/or a travel notebook,
  it can be fun to document the trip.
  
  
  
• Do you have you a valid visa for the country you are travelling to ?
  ( Should you stay longer and make a visa run perhaps ? )
  
  
  
• Say goodbye of family,relatives and friends and try to keep contact through
  the internet if you are going to be gone a longer period
  ( Don't forget address/E-mail list of all people )
  
  
  
• Create a checklist that you can look at before you leave to
  make sure that everything is done.
  
  
  
• Something that you also need to think about is when you are going home;
  are all of the arrangements made for that ?
  
  
  
• Get yourself a guidebook to bring with you, or borrow one from the library
  before you go away and study it before you leave.
  
  
  
• Take a visit to the pharmacy in your town and ask about what kind of
  medicines they recommends that you have with you ( for headache etc. )
  
  
  
• Take copies of all your valuable papers like passport, airline tickets,
  travellers cheques, and all kinds of cards etc. Keep it in a secure place
  separate from the originals. Try also to save it on the net for easy access
  ( mail it to yourself etc. )
  
  
  
• What kind of materials do you need as a volunteer ? ( pen and paper etc. )
  it might not be necessary to bring it, but it saves some cash for
  the volunteer organization and that might be a nice thing.
  
  
  
• Look up where the nearest embassy for your country is from the
  volunteer organization you are working at.
  
  
  
• Check just before you go if the plane has any time changes.
  
  
  
• Take some sunscreen with you if you are going to a sunny country.
  It can also be a good idea to have a long-sleeved t-shirt with you.
  
  
  
• Are you a group of people or do you have a child with you? Be sure to check with your
  ( municipality, state, government ) If there is any special rules.

It should not be that difficult to find a good volunteer Organization.


• One way is to look on the internet if you have access to it, and search for volunteer organizations and see what they doing ( Their goal ). You can also search for references and try to find a person that has worked for the volunteer organization ( If you found an organization ). Or you could simply just ask the volunteer organization if they have any one that you can contact to get references from. Preferably by someone that lives near you, so you can meet. If they don't have that, or don't want to give out any kinds of references then you should be a little careful.
  
  
  
• There is also different kinds of volunteer organizations too, and one important thing to think about is: "What do you like" or "what can you do" any special skills etc. ? Some placements might not be suitable for you if you can't cook food, build new houses or feed animals etc. The volunteer organization should in other words fit your needs, skills and interests too.
  
  
  
  
• Another important thing to look up is the fee that you need to pay for work for the organization. Yes that's right, with most organizations you need to pay to participate in one of their programs. That fee can be as much as up to $1000 a month, in this case room and board is normally included. Some small or new volunteer organizations may need to do this if the have a small cashbox. However, this does not necessarily mean that the volunteer organization is bad. There can actually be a rather good fellowship and atmosphere in these kinds of volunteer organizations..
  
  
  
• Insurance; does the volunteer organization has any insurances for the volunteers that work for them? Maybe if you ask the volunteer organization can help you get cheap and good insurance. Talk with them. With volunteer organizations that you pay to volunteer with, your insurance should be included in the cost of the program.
  
  
  
• Do they have a working phone number and an address or only a homepage ? If there isn't any kind of contact information other then an email address for the volunteer organization, then you should be a little careful. Especially if they don't want to give out such information by mail etc. And only want to decide a meeting place.
  
  
  
• Can you find any information about the volunteer organization on bigger sites like: www.volunteerabroad.com Or similar ? Any references perhaps ? ( Check Volunteer Forum's volunteer links page here for more big organizations )

You should think about this when you are planing the trip:
* Visa (document)
* Vaccine
* Currency



And
* Passport
* Insurance
* Fly Ticket
* Guidebook





Visa (document)
A Visa is a document required to enter a specific country. Some visas can be granted on arrival, usually only to citizens of countries enjoying good relations with the issuing country.

Different types of visa:
* Tourist visa
* Business visa
* On-arrival visa
* Student visa
* Working holiday visa
* Diplomatic visa
* Journalist visa
* Fiancee visa
* Immigrant visa
* Transit visa
Read at: wikipedia for more information.



Vaccine
You should as fast as possibly contact a vaccine reception or a infection clinic where you live. Because there you can get an individual vaccine program that fits you and your abroad journey. A vaccine is an antigenic preparation used to produce active immunity to a disease. Those receptions or clinics has often good knowledge of which vaccines that is nessasary for you and your trip.

Things that affect which vaccines you should have can depend on:
* Country
* The length of the travel
* Type of stay (Town, farm etc)
* Vaccines you have taken earlier in life
* Underlying illness, sickness or disease

Remember also that it can take a very long time to complete all vaccines you should have! Read at: wikipedia for more information.



Currency
As i wrote on the General advices page: "Have you changed currency to the local money so you have a smaller reserv incase you cant pay by card etc ?" This is very important if you dont want to have a lot of problems whit the currency on arrival. You should also visit the bank or forex in good time before you leave. Because you might need to order the currency you should have, depending on where you are going. Try to count out how much the smaller reserv should be that fits your needs the first and second (morning breakfast etc.) Because you might come late and after closing time and have nothing that takes card etc. Usualy the next day the rest gets solved when everything is open (Be aware of holidays etc) You should also try to look up on the internet before you leave if you can find places that can take MasterCard, VISA Card etc to make it easier.

Remember that many banks take a very high charge, fee to whitdraw cash abroad!




Passport
A passport is a formal identity document or certification issued by a national government that identifies the holder as a national of a particular state. The passport is needed if you are traveling in and out in other countries. A passport is normaly valid for 5 years. Also think about that some countries demands that the passport should be valid for up to 12 months after your arrival, talk whit your embassy or consulate for the rules. Read more here about passport: wikipedia



Insurance
It is very important that you have an insurance! Possibly the most important on the whole trip.
You must also decide what the insurance should contain like:
* Accidents
* Hometransport
* If you gona drive cars
* Expenses due to injurys etc.
* Assault attack (robbery etc.)
* Dangerous Sports (Diving etc)

You should not rely on that your normal home-insurance cover your abroad trip. Talk to several insurance companys so you can find the best insurance that fits you and your trip needs. You should also try to talk to the Volunteer Organsation you gona work whit, and see if they can help you find a good insurance. Or maybe if they have an insurance for all their volunteers. But be careful and dont let you think its ok whitout checking the content for the insurance your self so you know its ok to take only that one.



Fly Ticket
There is many different fly ticket's to choose from like:
* Round trip (journey to a place and back again)
* One-way ticket
* Multi-City ticket
* Open Jaw ticket

What ticket that fits you the best depends alittle on how long you should stay and so on. Open Jaw ticket for example is a ticket that let you travel to a country in the world and then fly home from another country in the same part of the world (continent). When you want to have a Multi-City ticket then you should you be out in very good time. Around half a year or something like that would be ok, maby less, but not more less than that. And remember to call around because the prices can be very different.



Guidebook
To have a good guidebook whit you when you travel is a very good thing so you dont miss all the things worth seeing, and all the "good to know about" the country/area you are going to. If you feel that you cant afford to buy a guidebook then i suggest that you at least borrow one at your library at home before you travel away, look in several ones to get a "bigger picture".


I hope that you found some usefull information here.
And remember: Enjoy the trip!

Free website materials for Volunteer Organizations!

There is alot of free website materials for
Volunteer Organizations ( Non-Profit ) on the net.
And here is some of them collected.



ScriptForest Popup Menu Builder.
This is the easiest menu builder i have seen on the net that is free for non-profit websites. This download includes the menu builder and templates. And It requires some HTML experience. Contact info can you find at their site: www.scriptforest.com


phpBB Forum.
This is the forum core that Volunteer Forum is based upon. phpBB is free to use for all, as long as the copyrights are intact. Download: phpBB Forum.





More is comming later!

Flash

Here is a lovely flash that says "I thank you all volunteers for
making the world a better place to live in." butterfly.swf
Or see it in this post: Volunteer Flash Butterfly
Here is another lovely flash that says "I light a candel for all
the volunteers in the world" candle.swf
Or see it in this post: Volunteer Flash Candle

Banners - More (all) banners is on the banner page: Banners

Volunteer Forums Banner to put at your site etc. 88x31 Animated Banner

Volunteer Forums Banner to put at your site etc. 88x31 NON-Animated Banner


Movies

Volunteers For Peace Video 2005 web version - 7 minutes.


See also their Homepage: www.vfp.org



Day in a Life of a Travel to Teach Volunteer Part 1
Leonie Ham - Nong Khai, Jan 2005 - April 2005


See also their Homepage: travel-to-teach.org



Day in a Life of a Travel to Teach Volunteer Part 2
The Lads - Jan 2005 to April 2005


See also their Homepage: travel-to-teach.org

Documents

Comming Later

Dokument

Ansökan, Organisationsnummer för ideell förening: SKV 8400

Skatteregler för ideella föreningar och stiftelser hittar du här: SKV 324

Hur man startar en volontär organisation.

En organisation är egentligen en ideell förening.
Och en förening är en juridisk person, vilket betyder att föreningen på
så vis kan skriva avtal, ansvara för skulder, och vara arbetsgivare mm.


När man startar en förening så bör man vara minnst 7-12 personer för att
underlätta arbetet. Men det räcker med 3 som allra minnst.


Första mötet:
På första mötet så ska man först utse en ordförande, en sekreterare,
en justeringsman, en kassör och en rösträknare. Och ev en vice-ordförande.


En förening måste ha stadgar, för stadgarna är grunden för föreningen.
(Dock så finns det ingen lag om vad stadgarna ska innehålla)
Men följande bör finnas med i stadgara när första mötet är slut:
- Föreningens namn
- Föreningens hemort
- Ändamålet för föreningen
- Regler för hur verksamheten ska bedrivas
- Verksamhetsår
- Årsmötet
- Regler för medlemskap, utträde och uteslutning
- Medlemsavgiften
- Regler om rösträtt
- Styrelsens sammansättning
- Regler för styrelsemöten
- Regler för ändring av stadgarna
- Regler för upplösning av föreningen

Ps:
"Regler för ändring av stadgarna" skulle man också kunna göra en temporär lag för
Såsom pga av att föreningen är ny så kan dom första 1-2 månaderna vara lite flexibla
vad gäller stadgarna, men absolut inte mer.


Förening är bildad när stadgarna är fastlagda och styrelsen är vald.
Och en förening var som sagt en juridisk person.
En juridisk person = Förening Kan:
- Äga sakar
- Teckna avtal
- Vara arbetsgivare
- Kan försättas i konkurs
- Vara part inför myndighet


För att en ideell förening ska vara skattebefriad så fordras att föreningen uppfyller vissa villkor.
Beträffande: syfte, inkomstanvändning och verksamhetsinriktning. Läs mer på skatteverket


Innan föreningen bildas så bör någon ha kollat med kommunens fritidskontor
för att ta reda på lite mer om vilka regler som gäller för eventuellt bidrag.
Och eventuell hjälp till lokaler och administration.


Ansökan, Organisationsnummer för ideell förening SKV 8400 hittar du här: skatteverket - SKV 8400
Skatteregler för ideella föreningar och stiftelser SKV 324 hittar du här: skatteverket - SKV 324


Läs mer på lunds hemmsida www.lund.se

Här följer en lista på lite allmäna saker och några råd innan du åker.


• Har du bra kontakt med organisationen du ska arbeta med?
  ( kommer någon och möter dig ? )
  
  
  
• Hur ska du ta dig till mötesplatsen där du ska träffa volontär organisationen.
  ( Tåg, buss, bil, gå, cyckla osv. )
  
  
  
• Har du växlat valuta så du har ett mindre basbelopp på dig
  ifall det inte finns visa, bankomat etc. ?
  
  
  
• Har du vaccinerat dig riktigt, tänk på att det kan ta lång
  tid innan man får allt klart med det.
  
  
  
• Kan du språket ? Eller kanske halvrostig engelska, kolla då
  upp vad det finns för översättare, böcker eller elektroniskt.
  
  
  
• Glöm ej kameran/filmkameran och en resedagbok, det kan vara
  roligt att dokumentera resan.
  
  
  
• Har du ett giltigt visum för landet du ska åka till ?
  ( Ska du stanna längre och göra en visa run ? )
  
  
  
• Ta farväl av släkt och vänner, och försök att hålla kontakt
  via nätet om du blir borta ett längre tag
  ( Glöm ej Adress/E-mail lista. )
  
  
  
• Skapa en checklista och innan du åker iväg så bör du oxå
  ha kollat allt allt på din checklista är klar.
  
  
  
• Något som oxå bör tankas på är när du kommer hem igen.
  Är allting med det klart ?
  
  
  
• Skaffa en Guidebok att ha med dig eller låna på biblioteket
  och studera den hemma innan du åker.
  Ta eventuellt några kopior på kartor
  
  
  
• Besök Apoteket och fråga personalen vilka mediciner som kan vara
  lämpliga att ta med ( Värktabletter etc. )
  
  
  
• Ta kopior på alla värdehandlingar som du ska ha med dig, såsom pass,
  bankkort, flygbiljett etc. Och spar det på ett säkert ställe,
  (dock ej tillsammans med orginal papperen.)
  Försök även spara det på nätet via din mail ( Skicka det till dig själv ).
  
  
  
• Vad för material behöver du använda som volontär ? (Pennor, block)
  det kanske inte är nödvändigt att ta med,
  men det spar in på volontär organisationens kassa
  och kan på så vis vara snällt.
  
  
  
• Kolla upp vart den närmaste ambasaden för ditt land ligger
  från volontär organisationen.
  
  
  
• Kolla om det blivigt några ändringar på flyget strax innan det går.
  
  
  
• Ta med solskyddskräm om du åker till ett soligt land.
  Det kan även vara bra att även skydda sig med en långärmad t-shirt.
  
  
  
• Åker ni flera eller har du ett barn med,
  kolla då upp vad som gäller för er via kommunen.

Det behöver egentligen inte vara så svårt att hitta en volontär organisation.


• Ett sätt är att kolla runt på internet om man har tillgång till det, sök på volontär organisationer och kolla vad dom gör. Du kan oxå söka efter referenser och försöka hitta någon som arbetat för organisationen, vilket är bäst. Eller så kan man helt enkelt fråga volontär organisationen ifråga om dom har någon som man kan kontakta, någon som har arbetat vid dom förut, någon som bor i ens närhet vill säga. Och har dom inte det, eller vill inte ge ut några som hellst tips på referenser så kan man vara lite försiktig.
  
  
  
  
• Det finns olika volontär organisationer oxå, och en viktig sak att tänka på är "vad gillar du" eller "vad kan du" osv. För det kanske inte passar så bra för dig med att laga mat, snickra ihop hus, eller mata djur till ex volontär organisationen ska alltså passa dina intressen och kunskaper också.
  
  
  
  
• Något som man också ska kolla upp är kostnaden. För många volontär organisationer tar en avgift för att få vid dom Den avgiften kan vara från allt ända upp till 10 000:- per månad, men då ingår det oftast mat och logi. Detta brukar mest vara då det handlar om små eller nya volontär organisationer som har en dammig kassa, Och det behöver dock inte betyda att den volontär organisationen är dålig. Det kan mkt väl vara en jättebra och nära gemenskap i sådana volontär organisationer.
  
  
  
• Försäkring, har volontär organisationen försäkringar för sina volontärer?, det kan också vara värt att kolla upp. Eventuellt så kanske volontär organisationen kan hjälpa dig att skaffa en billig och bra försäkring, kolla med dom.
  
  
  
• 90 konto, när en volontär organisation har ett 90 konto (alltså inte 91, 92 osv) i början av kontonummret, så är dom speciellt godkända för att hantera pengar för bistånd, det i sin tur ger ett bättre förtroende för volontär organisationen. och du kan känna dig mer säker att du kommer att få jobba för en bra organisation.
  
  
  
  
• Fungerande telefon nr och adress eller bara en hemmsida ? Finns det inga som hellst sådanna uppgifter om volontär organisationen så ska man oxå vara lite försiktig. Speciellt om dom inte vill ge ut några uppgifter per mail eller liknande. Utan bara vill bestämma en mötesplats.
  
  
  
• Står det något om volontär organisationen på större volontärsajter såsom www.volunteerabroad.com
  Eller liknande ( Kolla Volunteer Forum's länk sida här för fler större organisationer )

När du planerar resan så ska du tänk på:

Dom tre V'na
* Visum
* Vaccinationer
* Valuta



Och

* Pass
* Försäkring
* Flygbiljetter
* Guidböcker





Visum
Ett Visum är en tillåtelse som behövs för att resa in och ut ur ett land. Till exempel till schengenländer. (Belgien, Danmark, Finland, Frankrike, Grekland, Island, Italien, Luxemburg, Nederländerna, Norge, Portugal, Spanien, Sverige, Tyskland och Österrike). I undantagsfall kan det gälla för inresa bara i det land som utfärdat det.
Kolla med Migrationsverket för mer information.

Olika Visum:
Turistvisum - Besökarna bor på hotell eller liknande.
Besöksvisum - Besökarna bor hos vänner eller släktingar.
Affärsvisum - Besökarna är på tjänsteresa och ska besöka något företag eller organisaton.
Transitvisum - Besökarna ska bara passera landet och ska inte övernatta.
Läs mer på: wikipedia för mer information.




Vaccinationer
Du bör så snart som möjligt kontakta en vaccinationsmottagning eller en Infektionsklinik där du bor, för där kan du få ett individuellt vaccinationsprogram som passar dig och din utlandsvistelse. Vaccinationsmottagningar och Infektionskliniker har ofta god kännedom om vilka vaccinationer som är nödvändiga för dig och din resa.

Saker som berör vilka vacciner du ska ha kan bero på:
* Resmål
* Resans längd
* Typ av vistelse
* Tidigare vaccinationer
* Eventuellt underliggande sjukdomar, allergier.

Tänk också på att vissa vaccinationer kan ta väldigt lång tid att slutföra!



Valuta
Som ja skrev på allmänna råd sidan:
"Har du växlat valuta så du har ett mindre basbelopp på dig ifall det inte finns visa, bankomat etc. ?" Det här är väldigt viktigt om du inte vill ha massa problem med valutan när du anländer. Besök banken eller forex i god tid innan du åker. För du kan behöva beställa din valuta i förväg beroende på vart du ska åka. Försök också räkna ut vilket basbelopp som stämmer bäst överens med det du ska göra första dagen och morgonen andra dagen (Frukost tillex.) Det brukar lösa sig dag 2 när allt är öppet så som banker, affärer osv (OBS! Se upp för helgdagar mm). Kolla även upp via internet i förväg om det finns några ställen som tar emot VISA, Mastercard kort etc..

Tänk också på att många banker tar ut en väldigt hög avgift för att ta ut i utlandet!




Pass
Som svensk medborgare så behöver du pass vid alla utlandsresor förutom vid resor inom Norden. Vid resa i ett Schengenland kan nationellt id-kort användas.

Schengenland:
Belgien, Danmark, Finland, Frankrike, Grekland, Island, Italien, Luxemburg, Nederländerna, Norge, Portugal, Spanien, Sverige, Tyskland och Österrike.

Pass skaffar du vid polisen.
Ett pass levereras normalt efter cirka 5 arbetsdagar.
Och passet kostar 400 kronor inklusive foto.

Giltighetstid:
Passet gäller i 5 år, även för barn och ungdomar under 18 år. Pass utfärdade före 1 oktober 2005 är giltiga i tio år - om personen var över 18 år när passet utfärdades. Ett nationellt id-kort gäller också i 5 år.

Observera!
Tänk på att en del länder kräver att passet ska vara giltigt en viss tid efter inresan. Det kan röra sig om tid ända upp till tolv månader. Vill du veta vad som gäller för ett speciellt land, vänd dig till det aktuella landets ambassad eller konsulat.




Försäkring
Det är mycket viktigt att du är försäkrad! Säkerligen det viktigaste på hela resan.
Du måste också bestämma vad som ska gälla för försäkringen såsom:
* Olycksfall
* Hemtransport
* Om du ska köra bil
* Merkostnader pga sjukdom eller olycksfallsskada
* Överfallsskydd. * Utöva sporter osv.
Du bör ej förlita dig på att din vanliga hemmförsäkring täcker utandsvistelse. Hör med flera olika försäkringsbolag och hitta det som passar dig. Kolla även med volontär organisationen som du ska arbeta vid om dom kan hjälpa dig hitta rätt eller om dom kan försäkra dig, men var försiktig och lita inte blint på dom, utan kolla även upp att det stämmer själv




Flygbiljetter
Det finns många olika flygbiljetter att välja på såsom:
* Tur-och-retur
* Enkelbiljett
* Jorden-runt-biljett
* Open Jaw

Vilken biljett som passar dig bäst beror lite på hur länge du ska stanna osv. Open Jaw till exempel är en biljett som låter dig flyga till ett ställe i världen och sedan kan du flyga hem med den från samma världsdel som du flög till. När det gäller en jorden-runt-biljett så ska du vara ute i god tid, minst ett halvår innan. Och ring runt och kolla för priserna kan skilja avsevärt mkt.



Guidböcker
Att ha en bra guidbok med sig är A och O om du inte vill missa alla sevärdheter och "bra att veta" om landet/området och så vidare. Om du känner att du inte har råd att köpa en guidebok riktigt så kan det vara en bra idé att du åtminstonde går och kollar/lånar på biblioteket innan du åker. Kolla gärna i flera olika.

Gratis webbsides material för Volontär Organisationer.

Det finns en hel del gratis webbsides material till
Volontär Organisationer ( Non-Profit ) på nätet.
Och här är några av dessa sammlade.



ScriptForest Popup Menu Builder.
Det här är den enklaste meny byggaren som jag sett på internet som är gratis för "non-profit". Nedladdningen innehåller: Meny byggaren och mallar. Och det erfodras väldigt lite HTML kunskaper. Kontakt info hittar du på deras hemmsida: www.scriptforest.com

phpBB Forum.
Det här är forum kärnan som Volontär Forum är byggt på phpBB är gratis att använda för alla så länge copyrighten är intakt. Ladda ner: phpBB Forum.







Mer kommer senare.